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PORQUÉ ES NECESARIO HACER UN INVENTARIO FINAL DE MERCADERÍAS AL 30 DE SETIEMBRE

01.10.2015 11:09

Por:
Félix Miranda Quesada
Contador Público Autorizado

Ayer 30 de setiembre (al igual que todos los años) concluyó en Costa Rica el Período Fiscal, mismo que inició el 1 de octubre del año anterior. En concordancia con lo anterior los Despachos y Oficinas de Contabilidad empezarán con el proceso de ajustes y cierres de las contabilidades de los contribuyentes, pequeños, medianos y grandes empresarios y comerciantes.

A partir de ayer los propietarios de los negocios y empresas iniciaron el proceso para llevar a cabo el inventario de sus existencias (mercaderías) al 30 de setiembre. En algunos casos, incluso, cerrarán sus locales al público; en otros no lo harán ya que tienen una mejor planificación para lograr este proceso sin cerrar sus negocios.

Pero ¿porqué es necesario realizar un inventario de mercaderías al 30 de setiembre?

INVENTARIO FINAL DE MERCADERÍAS-UNA NECESIDAD

Primero, debo aclarar que a este inventario se le conoce como inventario final de mercaderías y está constituido por las existencias de mercaderías que quedaron al 30 de setiembre, como saldo (o sobrante) de las mercaderías que estuvieron disponibles para vender durante todo el año. Por otra parte, las mercaderías que estuvieron disponibles para vender durante el año, fueron el resultado del inventario inicial del presente año (final del año anterior) más las compras realizadas desde el 1 de octubre hasta el 30 de setiembre, día del cierre del año fiscal.

Necesidad u obligatoriedad de realizar el inventario

Aunque muchos comerciantes alegan que ellos saben cuánto se ganan en su negocio “porque tienen mucha experiencia” y además “porque conocen los márgenes o porcentajes de utilidad de cada artículo”, puedo afirmar con toda propiedad que tal afirmación carece de base científica y aún empírica. Para saber cuál es la utilidad de un negocio en un período determinado, no solo es necesario “llevar” contabilidad, sino también, realizar ciertos ajustes al finalizar el período que se quiere cerrar para determinar la utilidad. Uno de esos ajustes, debe realizarse en los inventarios.

Aquí, tengo que recordar que un factor para el cálculo de la utilidad de un negocio es el “Costo de Ventas”. Este concepto está referido a saber cuánto me cuesta lo que vendo o cuánto me costó lo que vendí en el período. Por su parte, uno de los elementos para el cálculo de costo de ventas es el inventario y, aunque solo es un inventario, para efectos del cálculo lo dividimos en dos; Inventario Inicial e Inventario Final. El primero se refiere al inventario con el que empezamos las actividades del año (que es el final del año anterior) y el segundo es, precisamente, el inventario real o saldo que nos queda al terminar el período fiscal. También, aclaro que, el monto que suele aparecer en la cuenta de Inventario, en los libros contables no es real ya que como expliqué anteriormente es el inventario final del año anterior y que se registró el año anterior al hacer el cierre, tal como deberá hacerse el presente año. ¿Cuál es, entonces, el inventario real de un negocio o empresa al concluir un período fiscal? Es, precisamente, el resultado del inventario que se hará a partir del 30 de setiembre, cuando, como dije anteriormente, algunos negocios cierran para hacer lo que se conoce como toma física del inventario. Son, las cantidades reales de cada tipo de artículo que compone nuestro inventario, verificados, contados y cuantificados.

No es sino, hasta que se determine la cantidad de ese inventario y se haga la valoración o asignen los valores respectivos según el método utilizado para valorar los inventarios, de acuerdo con las Normas Internacionales o la Legislación Tributaria Vigente, que el Contador podrá hacer el cálculo del Costo de Ventas y, consecuentemente, elaborar el Estado de Resultados.

Lo anterior es así por cuanto el Costo de Ventas, que es parte integral del Estado de Resultados (en el cual se reflejan las ganancias o pérdidas de un negocio), se calcula mediante la siguiente fórmula:

Una vez determinado el Costo de Ventas y teniendo disponibles los datos de las ventas y los gastos de operación, podremos fácilmente, elaborar el Estado de Resultado.

En concordancia con lo anterior, si deseamos precisión en el cálculo de nuestras utilidades, debemos llevar a cabo la toma física de nuestros inventarios de forma tal, que no escape nada en el conteo y aplicar un método de valoración que esté de acuerdo con la teoría, las normas y, principalmente con la legislación tributaria vigente. Recuerde que este es un paso del proceso contable muy importante porque le permitirá depurar sus existencias y llevarlas a la realidad, para tener bien claro cuál es la situación de su negocio.

 

GRUPO MIRANDA-CONSULTORES EMPRESARIALES
FÉLIX MIRANDA QUESADA
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
ADMINISTRADOR DE EMPRESAS CON ESPECIALIDAD EN FINANZAS

 

 

 

ANÁLISIS FINANCIERO

11.05.2015 02:08

Cápsula Financiera # 2

Félix Miranda Quesada *

El análisis financiero de los negocios está a cargo de la Administración Financiera. Ésta, tiene entre sus responsabilidades, identificar las acciones a seguir para tener un efecto positivo en el valor de la Empresa para sus dueños.

 

Para logarlo debe establecer cuál es el valor de la empresa a la hora de decidir de qué forma puede aumentarse dicho valor; lo cual se hará actuando sobre los recursos que se usan y los medios de financiamiento de que se pueda disponer. El análisis financiero le proporciona a los Administradores y Dueños una orientación del efecto esperado que tienen las decisiones estratégicas y operativas en el valor de su empresa.

 

Los inversionistas y entes financieros también utilizan el análisis financiero para evaluar cómo podrán alcanzar sus objetivos con las decisiones que tomen. Dichos inversionistas analizan la conveniencia de invertir dinero a una empresa, por ejemplo, comprando acciones de ella. Es por esto que estarán interesados en interpretar correctamente las utilidades actuales de la empresa y las expectativas de ganancias futuras y de los recursos que estarán disponibles para dividendos.

El Análisis Financiero como herramienta de control

Los comerciantes y los entes financieros buscan determinar de manera razonable la capacidad de pago que tiene la empresa a la cual le dan crédito. Se interesan, por lo tanto en las perspectivas de la generación de recursos de la empresa y de cómo evolucionan sus condiciones patrimoniales y de desempeño operativo.

 

Es importante que los Administradores y Propietarios comprendan cuál es la percepción de la evaluación de la empresa que tienen los inversionistas y los acreedores, a fin de negociar de mejor forma las operaciones de aportes de capital o el compromiso de pasivos por préstamos. Es imprescindible, entonces, que analicen todos los aspectos e indicadores que afectan esa evaluación.

 

La Empresa como unidad afecta el Flujo Financiero

 

Es importante tener presente que, desde el punto de vista empresarial o corporativo, es la empresa, en la que se llevarán a cabo las transacciones u operaciones de obtención y uso de recursos para la producción y comercialización, con miras a la obtención de utilidades para los dueños de la empresa y su consecuente lucro e inversión social.

 

Por lo tanto, se considera a la empresa, como una unidad de intercambio de dinero y recursos que, obviamente, involucra a los individuos en su condición de personas físicas; lo anterior en la figura del personal, clientes, proveedores, propietarios, prestamistas.

 

Lo anterior al concepto de circulación financiera o flujo del dinero, entre individuos, empresas, mercados e, incluso, el Estado.

 

Podemos, entonces, elaborar una descripción conceptual de dicho flujo de la manera que se presenta a continuación:

 

La Empresa requiere, para su operación y comercialización adquirir Activos: Corriente y Propiedad, Planta y Equipo. Para la adquisición de éstos, requerirá, a la vez, de recursos, que obtendrá mediante financiamiento. Por su parte, para la obtención de este financiamiento, deberá recurrir a los mercados financieros, emitiendo títulos de deuda (endeudamiento a largo plazo), deudas a corto plazo, o títulos de capital  (acciones).

La Empresa requiere de activos para generar recursos financieros

Las operaciones realizadas con los Activos genera un Flujo de Dinero que, en términos básicos se distribuye así:

- Una parte se invierte en nuevos activos

- Una parte se utiliza en el pago de dividendos y pago de intereses o carga financiera

- Una parte se destina al pago de impuestos al Estado

- Las personas individuales, generalmente en unidades familiares:

         - Reciben dinero (Salarios, pago por venta de servicios o productos)

         - A la vez, estas personas entregan el dinero a las empresas (Compra de

           Productos y servicios).

        - Le pagan los impuestos al Estado

        - Reciben rentas o ingresos por intereses o dividendos

En este flujo financiero se tiene que, quien vende, obtiene dinero; quien compra, entrega dinero.

La persona que vende, a la vez y de manera obligatoria, tendrá que comprar. La que compra, a la vez, tendrá que vender; si no vende algún tipo de producto o servicios de consumo, venderá sus servicios en la figura de mano de obra.

En el flujo de dinero que hemos tratado en este artículo destacan tres aspectos importantes, a tener en cuenta:

         - Recursos que se destinan a los negocios y generan excedentes

         - Recursos que se destinan a otras actividades y que también, pueden producir

           Rentas

         - Fuentes de financiamiento de dichos recursos.

* Administrador de Empresas con Especialidad en Finanzas y Contador Público Autorizado.

ANÁLISIS FINANCIERO

02.05.2015 16:23

Cápsula Financiera # 1

Félix Miranda Quesada
Contador Público Autorizado
Administrador de Empresas con Especialidad en Finanzas

__________________________________________________________

El análisis financiero es un proceso metodológico, que permite conocer la realidad de aspectos de gran importancia en la economía de los negocios y/o empresas.

Para su desarrollo es necesario conocer información económica y contable de la entidad, reflejada o presentada en Informes, generalmente conocidos como Informes Contables – Financieros, también llamados Estados Financieros.

Juntamente con dicha información se requerirá del conocimiento de diversas técnicas, métodos y procedimientos, y su respectiva aplicación que, en conjunto tomarán el nombre de Análisis Financiero.

Es importante tener claro que, previo al Análisis Financiero de los negocios, se debe haber pasado por procesos operativos (Transacciones, negociaciones, producción) y contables (Registro, generación de informes).

El Análisis Financiero como herramienta para la Toma de Desiciones

El Análisis Financiero, como herramienta para la toma de decisiones empresariales es de conocimiento obligado de cualquier persona (Profesional o no, de las Ciencias Administrativas), que ejerza la función de Administrador. El desconocimiento de la herramienta en parte o total, podría privar al Administrador de formarse o tener un criterio claro sobre la situación económica del negocio y, en consecuencia, de una adecuada toma de decisiones.

La Gestión de un Negocio o Empresa gira y se sustenta, más allá de lo operativo (Producción, Compras, Ventas), en las Finanzas (Búsqueda y obtención de recursos y uso o aplicación de éstos a las actividades de la empresa) y en la Contabilidad (Registro de los recursos ingresados a la empresa y el uso de éstos; generación de información producto de los registros contables).

VENTAS VS. VENTAS, COMPRAS VS. COMPRAS, GASTOS VS. GASTOS – Parte I

25.01.2015 18:40

SERIE: CONTABILIDAD PARA NO CONTADORES
Contexto: Emprendedurismo

Félix Miranda Quesada

Por: Félix Miranda Quesada (*)

Causa curiosidad y hasta les parece chistoso a mis estudiantes de primer ingreso en Contabilidad y Finanzas y hasta a algunos estudiantes avanzados cuando les digo que: hay ventas que no son ventas, hay compras que no son compras y hay gastos que no son gastos.

Y es que es un tema que aunque parece simple, es importante a la hora de tomar decisiones, porque de no tenerse claros algunos conceptos, los informes que se generen para brindar información sobre el negocio, empresa o proyecto podrían inducir a error a las personas encargadas de tomar decisiones. Sean informes preparados de forma empírica o bien, conforme a las técnicas, procedimientos y normas con carácter científico. La Contabilidad es una ciencia, como lo veremos en otros artículos.

Trataré de explicar los conceptos en el orden inverso a como los he anotado en el título de este artículo.

GASTOS VERSUS GASTOS

Para muchas personas, cualquier erogación (egreso, salida) que hagan de dinero constituye un gasto y así lo consideran para efectos de generar un Estado de Resultados (Informe o Estado mencionado en el artículo anterior). Esta consideración y práctica que algunos, tal vez, pondrán en duda que se presente por parte de quienes desarrollan negocios, es muy frecuente. Cualquier pago que realizan lo consideran como un gasto lo que conduce a tener la idea de que sus negocios no les están generando utilidades o beneficios, por cuanto de acuerdo con la teoría y la práctica, “a mayores gastos, menores utilidades”. Por el contrario, “a menores gastos, mayores utilidades”.

La forma más correcta de poner la expresión, “no todos los gastos, son gastos” es, “no todos los egresos son gastos”. Esta afirmación la amplío con la siguiente: “todo gasto es un egreso, pero no todo egreso es un gasto”. Esto significa que, no por el hecho de realizar un pago que implica salida de efectivo, estamos incurriendo en un gasto, por lo menos en el presente o al momento en que se lleva a cabo dicho pago. En otra nota, explicaré la expresión: “por lo menos en el presente o al momento en que se lleva a cabo dicho pago”.

EGRESOS QUE NO SON GASTOS

Cuando se realizan pagos (erogaciones o egresos) para la adquisición de algún producto, artículo o bien, que no está destinado a la venta a los clientes, sino que es para uso del negocio y se tiene la certeza de que este bien estará en uso hasta que cumpla su vida útil mayor a un año, o bien hasta que se presenten circunstancias especiales como obsolescencia, necesidad apremiante de conseguir efectivo o bien ya éste artículo no se considera de gran necesidad; estos pagos o egresos no deben ser considerados como un gasto, sino como la adquisición de un Activo. Este Activo permanecerá en poder del negocio o empresa cada vez que se elabore el Estado de Resultados y no tiene ningún efecto sobre las Utilidades o Pérdidas que se generen. Por el contrario, estará en la empresa, sustituyendo el Efectivo que se utilizó para adquirirlo y será parte del valor de la empresa o negocio.

Caso de estudio

El propietario de un pequeño negocio que presta servicios de transporte, realizando excursiones a diferentes partes del país y que tiene 1 año de venir operando, adquirió una Motocicleta para realizar los trámites y mandados del negocio (publicidad, cobros y otros trámites administrativos), con un costo de $10.000. Esta motocicleta fue adquirida el 1 de octubre del 2013. Durante el período fiscal (ciclo de operación de 1 año), el negocio obtuvo Ingresos por un monto de $60.000 y Gastos por un monto de $23.000. Preparado el Informe de Resultados se obtuvo que la Utilidad del Negocio de Transporte fue de $37.000.

No debemos, por ninguna razón, considerar los $10.000 de la Motocicleta como un gasto, porque esto provocaría que los Resultados (Ganancia) se disminuyera en ese monto, y el Estado de Resultados mostrara una utilidad engañosa de, únicamente, $27.000. ¿Qué importancia tiene esto? En primer lugar, podríamos ser sancionados por Fraude por la Administración Tributaria, asumiendo que queremos engañarla, para pagar menos impuestos. En segundo lugar, dejaríamos de tomar decisiones para el mejoramiento del negocio, aduciendo que no estamos teniendo suficientes ganancias. Y, en tercer lugar, presentaríamos una Situación engañosa de la Empresa en el Balance de Situación (mencionado en nuestro artículo anterior), presentándola con menor valor, lo que podría perjudicar a la hora de adquirir un crédito o financiamiento por parte de terceros; también si quisiéramos algún socio, sería difícil conseguir uno, porque vería el negocio como malo; bajas ganancias y bajo valor de la empresa o proyecto. Igualmente si quisiéramos vender el negocio, éste no sería atractivo.

INTERPRETACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE LOS GASTOS

PARA TENER EN CUENTA

En el apartado anterior afirmé que, el costo de la motocicleta no puede ni debe ser tomado en cuenta para efectos de los resultados. Esto obedece a que dicho vehículo que, contablemente se conoce como un “Activo” de la empresa, permanece ahí al momento del cierre contable y/o elaboración del informe de Resultados.

No obstante lo anterior, es obligatorio explicar en este artículo que, una pequeña parte del Costo del Activo, está contemplado en los $23.000 de gastos del Estado de Resultados, esa parte corresponde a lo que se conoce como Gasto por Depreciación, tema del cual hablaremos en algún momento en nuestras entregas y aportes. Pero, por ahora, debemos saber que hay una parte, solo una parte, del valor de esa Motocicleta, que está incluida en los gastos de operación del negocio. Por su parte, el valor de dicha Motocicleta está disminuido en el mismo monto del Gasto por Depreciación que se ocasionó. Para mejor entender, vamos a asumir que el Gasto por Depreciación correspondiente a la Motocicleta fue de $833, en el año (ya incluido en los $23.000 de gastos del Estado de Resultados). En consecuencia, el valor de la Motocicleta ahora es de $10.000 – 833, o sea, $9.167.

Obsérvese la importancia del buen manejo del concepto de “Gastos”, ya que éstos repercuten, tanto en los Resultados (ganancias o pérdidas de la empresa) como en el Valor de la Empresa (Valor del Activo), afectando así los dos Estados Financieros mencionados en mi artículo anterior (Estado de Resultados y Balance de Situación).

Nos vemos en nuestro próximo artículo.

 

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PRINCIPIOS Y OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

24.01.2015 20:24

CONTABILIDAD PARA NO CONTADORES

Por: Félix Miranda Quesada (*)

La contabilidad es una de las ciencias a las que muchas personas deben acudir, sin ser esa su profesión, con diferentes propósitos y objetivos. Es así como, un conocimiento básico de la contabilidad, por los usuarios de ésta, es muy importante y útil para el logro de sus objetivos inherentes al desarrollo de negocios y proyectos empresariales. En la siguiente serie de artículos encontrará información útil, que le ayudará a entender mejor la información que los profesionales de esta ciencia, le proveen para la toma de decisiones.

La contabilidad es utilizada para decirnos si un negocio es financieramente saludable o rentable. Nos permite conocer si las evidencias disponibles sugieren invertir en un determinado proyecto o no. De acuerdo con Alderman (2010), “el propósito de la contabilidad es identificar, medir y comunicar información económica…”

Esta definición está enfocada y/o direccionada con alguna entidad específica, ya sea de carácter personal o corporativa; sin embargo, la contabilidad tiene un alcance prácticamente ilimitado a cualquier negocio o persona. Muchos contadores manejan la información económica y financiera de muchos y diversos clientes o empresas, de diferente naturaleza. En este contexto, la contabilidad nos enseña a entender la información financiera y a confrontarla con otro tipo de información empírica y a compartirla con otras personas vinculadas a otros campos de la vida cotidiana.

La Contabilidad y Los Pequeños Negocios

Términos comúnmente utilizados en el proceso contable

Existen algunos términos de uso generalizado en contabilidad. Quizás algunos de ellos le sean familiar al lector; sin embargo, es importante aclarar que algunos de ellos tienen significados específicos en contabilidad. Algunos de los términos básicos, que deben conocerse son:

Activos

Son los recursos (bienes y derechos) que posee una empresa, que sean cuantificables y que le produzcan beneficios a la empresa.

Pasivos

Están representados por las deudas y obligaciones que tiene una entidad producto de recursos que han sido invertidos en la empresa.

Capital

La parte de los bienes de la Empresa que pertenece a los dueños. Está representado por la diferencia entre el total de activos y el total de pasivos.

Ingresos

Son los flujos de recursos recibidos por la empresa, producto de sus ventas u otras actividades como alquileres, honorarios, propinas, intereses o servicios.

Gastos

Son las erogaciones o salidas de los recursos de una empresa, necesarios para la generación de ingresos mediante las actividades diarias a las que se dedica la entidad. Entre estos tenemos, las pérdidas, alquileres, insumos de oficina, combustibles, salarios, viáticos, etc.

Estado de Resultados

Es un reporte o informe contables que muestra, de manera sistematizada, los ingresos y gastos de la empresa y sus resultados.Revela si hubo Utilidades o Pérdidas, permitiendo visualizar las partidas que tuvieron afectación en los resultados. 

Balance de Situación

Es el documento (uno de los Estados Financieros) utilizados en Contabilidad para presentar los Activos, Pasivos y Patrimonio (Capital) de una entidad. Representa la Situaciónn Financiera de la Entidad. Esto signfica que este Estado nos dice: Lo que tiene la empresa, Lo que debe y el Valor Neto de la misma.

Utilidad Bruta

Está representada por la diferencia entre los ingresos por ventas menos el costo de la mercadería vendida. Ejemplo: una empresa dedicada a la venta de carros, vende 10 carros por un monto total de $120.000 dólares y el costo de cada carro para la empresa fue de $10.000 dólares, para un monto total de $100.000. La utilidad bruta es de $20.000. Resumen: INGRESOS 120.000 - COSTO DE LA MERCADERÍA QUE SE VENDIÓ 100.000 = UTILIDAD BRUTA 20.000. Se le conoce como Utilidad Bruta, debido a que aún no se han deducido los gastos de operación, algunos de los cuales mencionamos en el subtítulo Gastos

Utilidad neta

Es la utilidad resultante, una vez que se le han deducido a la Utilidad Bruta, los gastos de operación y los impuestos.

 

Dividendos

Es la parte o porción de los beneficios o utilidades de la empresa que se le paga a los accionistas (socios).

 

Comparabilidad

Un principio contable que indica que los Estados Financieros que presentan la información contable de una empresa deben ser comparables de un período a otro y de una empresa a otra.

La Tecnología y los pequeños negocios

El desarrollo tecnológico ha impactado de manera significativa nuestras vidas, tanto desde el ámbito personal como profesional. En Contabilidad, la tecnología ha acelerado los procesos y los ha hecho más fáciles, tanto en el proceso operativo como en el proceso de evaluación para la detección de errores.

En la actualidad, es posible el uso de programas sencillos para los pequeños negocios e, incluso, programas gratuitos de contabilidad. Sin embargo, si se considerara necesario, también se puede invertir en aplicaciones más sofisticadas. En el contexto actual, los contadores necesitan tener habilidades computacionales para poder realizar las actividades que antes realizaban simplemente con lápices y hojas cuadriculadas y una que otra calculadora, para poder ser competitivos y ser eficientes en la atención de sus clientes

Se autoriza la Reproducción total o parcial de este artículo sin previa autorización del autor, siempre que se respete la integridad del mismo y se respete la autoría y/o se haga referencia a los Sitios Web o Blogs del Grupo Miranda - Consultores Empresariales. Puede ser utilizado con fines académicos por Profesores, puede ser subido a otros blogs y/o sitios web, bajo las mismas condiciones.

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TIPOS DE NEGOCIOS O EMPRESAS

21.01.2015 16:49

 

La importancia de conocer sobre cada una de ellas

 

Félix Miranda Quesada (*)

Félix Miranda Quesada

Cuando de un emprendimiento se trata o del desarrollo de algún proyecto con fines lucrativos; es decir, con el propósito de generar beneficios económicos para sus dueños, es importante tener presente los tipos de negocios que existen.

En primer lugar y, aunque sea brevemente, debo mencionar que en el contexto de la era que estamos viviendo y las circunstancias que la rodean, circunstancias referidas, entre otras, a la presencia tecnológica y más particularmente a la Red Mundial de Internet, es obligatorio conocer la clasificación de: Negocios tradicionales u off line, y los negocios Virtuales o Negocios en Línea (Online), también conocidos como negocios por internet. A este tipo de negocios también se le conoce como E-COMMERCE o Comercio Electrónico y su fiel aliado el E-MARKETING o Marketing Electrónico.

Aclarado lo anterior y habiendo sentado las bases para futuras notas referidas a este último tipo de negocios que, aunque muy expandida y difundida su figura, aún muchas personas no conocen lo suficiente sobre ellos, hablaremos de los tipos de negocios en la primera clasificación, o sea los negocios físicos o tradicionales.

Tres son, los tipos de negocios o tipos de empresas que normalmente desarrollan o pueden desarrollar los emprendedores o los empresarios, a saber: Negocios o Empresas Comerciales, Negocios o Empresas Industriales y Negocios o Empresas de Servicios.

Pero, ¿porqué es importante conocer sobre esta clasificación? Hay tres razones principales: aspectos legales y de organización, aspectos operativos y de gestión y aspectos financiero – contables y de control. Sí, al conocer la naturaleza y modo de organización y operación de un negocio, será más fácil para sus dueños o dueño decidir sobre el negocio a emprender o, sí ya se es dueño de uno, entender de una manera más clara, como manejar su negocio en aspectos financieros, contables y de control, amén de los referido a lo operativo.

Diferentes tipos de negocios o empresas

Entendiendo cada tipo de negocio o empresa

Empresas comerciales

Las empresas comerciales son aquellas que deben adquirir, mediante compra, los bienes que venderán a sus clientes. Esas compras estarán referidas a bienes o productos terminados, listos para ser entregados al consumidor final, lo cual no significa que quienes adquieren ese tipo de productos sean siempre consumidores finales, ya que también estará la figura de los intermediarios. Lo que quiero dejar claro es el hecho de que el producto comercializado por una empresa comercial es un producto listo para el consumidor final, no importa que, en la cadena de distribución vaya pasando por diferentes empresas.

Ejemplos de los productos o bienes terminados los podemos encontrar en los abarrotes, muebles, vehículos, maquinaria, aviones, dulces, libros, etc. Debo recalcar también, que en esta figura de empresa, el producto que se vende se ha comprado previamente, bien a otra empresa comercial o directamente al fabricante.

Las Empresas Comerciales compran para vender

Empresas industriales

También conocidas como Empresas de Fabricación, Fábricas o Empresas Productoras, éstas se caracterizan porque, los productos que venden, bien sea al consumidor final o a empresas distribuidoras, no los compran a terceros, sino que son producidos por ellas mismas. Importante es observar, que la mayoría de los productos que compran estas empresas para fabricar los productos que producen, no los compran para vender, sino para transformarlos en productos terminados; sin embargo esos mismos artículos o productos los adquieren otras empresas comerciales para venderlos como producto terminado, mientras que, como lo dije anteriormente, las empresas industriales los compran para utilizarlos en la fabricación de otros productos. Puede observarse que, estas empresas adquieren cierto grado de complejidad, tanto en lo operativo, como en lo relacionado con lo contable y financiero. Tema que trataremos en otros artículos.

Empresas de servicios

Este último caso está referido a aquellas empresas o negocios que, ni compran ni producen lo que venden a sus clientes, por tratarse, precisamente de un servicio. Tal es el caso de los salones de peluquería, estilistas, servicios profesionales independientes como la Medicina, la Ingeniería, la Contaduría Pública y Privadas, la Abogacía, los Servicios Veterinarios, etc.

Empresas mixtas

Algunas personas son propietarias de Empresas que combinan diferentes modalidades de las anotadas anteriormente. Por ejemplo, una Peluquería podría, además de ofrecer cortes de cabello, Mechas, tintes, baños de color, la venta de algunos productos para el tratamiento del cabello o de belleza en general. Una fábrica de muebles, podría tal vez, comprar algunos de los productos o muebles que vende, en vez de fabricarlos.

Nos vemos en el próximo artículo

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Contador Público Autorizado
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CONTROL DE COSTOS EN LA GESTIÓN EMPRESARIAL

18.01.2015 23:06

Control de Costos en la Gestión Empresarial

Félix Miranda Quesada (*)

El control de los costos en una empresa es vital para el éxito de la misma, sobre todo si ésta es pequeña. Cualquier tipo de gasto y cualquier cuantía que éste implique puede tener un fuerte impacto en los resultados finales del negocio si se toma en cuenta la acumulación de éstos en el tiempo. No debe olvidarse que, en términos sencillos las utilidades de una empresa, pequeña, mediana o grande, están dadas por la diferencia de sus Ingresos Totales, menos sus Costos y Gastos.

La experiencia ha demostrado que no es sino hasta el fin de un ciclo contable y posterior a la liquidación o cierre contable que se logra evidenciar el comportamiento de los ingresos y los gastos en la empresa. La multiplicidad de las actividades operativas limitan la capacidad del dueño de la empresa o de sus administradores para mantener una confrontación continua de los ingresos y los gastos. Por lo anterior, una revisión continua de los gastos y una confrontación con los ingresos es altamente saludable para un buen flujo de caja del negocio. No debe olvidarse que, por lo general los ingresos son tratados como tales aún y cuando el efectivo no ha ingresado a la empresa. En este punto es necesario acotar que, desde el punto de vista contable, un ingreso lo es aún y cuando éste quede respaldado en una cuenta por cobrar.

Por el contrario, generalmente y a diferencia de los eventos que generan ingresos, los gastos suelen pagarse de contado, originando una salida de caja, afectando el flujo de efectivo y poniendo así en peligro a la empresa desde el punto de vista financiero.

Algunas actividades que pueden ser aplicadas para el control de los gastos, son:

1) Comparar precios. Con el advenimiento de los servicios tecnológicos y las plataformas que poseen nuestros proveedores, esta es una actividad que no tendrá fuerte impacto en la economía de la empresa. Esto permitirá comprar al mejor precio los bienes y servicios que impliquen gastos. Lo anterior debiera ser practicado para todos los rubros que componen los gastos de la empresa.

2) Aprovechar los descuentos. Esta actividad puede ser solventada durante el proceso de comparación de precios. Es común que nuestros proveedores en sus facturas proformas nos suministren información sobre las diferentes condiciones de sus propuestas y lo harán gustosos, en procura de materializar una venta.

Una de las razones que motivan excelentes descuentos son las compras de grandes cantidades. Sin embargo, en ese sentido hago las siguientes observaciones:

a) Aún y cuando podríamos estar ahorrando algún dinero en la compra de una gran cantidad de algún producto, esto podría traernos algún problema de flujo de caja que, al final de cuentas, contrarreste el beneficio del descuento ya que podría obligar a la empresa a recurrir a préstamos para solventar gastos como sueldos o quizás pago a proveedores, por los cuáles tendríamos que pagar intereses que en nada contribuyan al bienestar de la empresa. Por lo tanto, antes de hacer una inversión que será diferida en el tiempo como gasto, se debe considerar si eso no nos va a limitar en el pago inmediato de otros compromisos.

b) Cuando la empresa es de una estructura en la que intervienen varios actores, de los cuales algunos son ajenos a la empresa, como administradores, proveedores, jefes financieros, podrían darse negociaciones "por debajo de la mesa", y no beneficiar en nada al negocio los descuentos ofrecidos por los vendedores. Esto puede ser paliado de diferentes maneras: Un buen sistema de control interno, una adecuada concienciación a los empleados y / o, tomando control por parte del dueño de la empresa de las negociaciones que en las existan estas circunstancias.

c) Finalmente, uno de los grandes problemas que he visto al realizar las auditorías es la existencia de material o productos obsoletos que con el tiempo ya no tienen ninguna funcionalidad. Por ejemplo tintas para impresora, ya porque son de modelos de impresoras que no circulan o porque se han secado; también se da con el papel que por la humedad se torna inutilizable; repuestos oxidados, etc. En consecuencia las personas a cargo de las compras deben mantener un adecuado protocolo para que la intención de aprovechar descuentos por compra de grandes cantidades, no resulte ruinosa para la empresa.

Un cuidado que debe tenerse es considerar la capacidad de almacenamiento que se tiene, para no tener que almacenar productos que por su naturaleza sean incompatibles y unos puedan dañar los otros.

3) Negociación. Otro aspecto importante en el control y reducción de los gastos de la empresa es la negociación. Hay que tener en cuenta que el propósito de todo proveedor es, a fin de cuentas, vender. Por lo que, una buena gestión a la hora de negociar y adecuadas técnicas obtenidas por la experiencia pueden ser altamente beneficiosas. Pero no tema negociar, podría tener mucho que ganar y nada que perder.

No obstante que la negociación en procura de mejores precios es importante, no deben olvidarse otros aspectos de gran importancia en las relaciones comerciales que no deberían perderse, por el hecho de no conseguir, en algún caso particular, mejores precios que con otros proveedores. Me refiero a aspectos como servicio, calidad, oportunidad, entre otros.

Si bien, éstos no constituyen los únicos aspectos a tener en cuenta para el control de los gastos en la empresa ya que la lista es muy grande, si considero que es un buen inicio en el control de los gastos de nuestro negocio.

(*)

Contador Público Autorizado
Administrador de Empresas
Especialidad en Finanzas

FACTORES QUE LIMITAN EL INICIO DE UN EMPRENDIMIENTO PARTE II

18.01.2015 10:20

Administración del tiempo

 

Félix Miranda Quesada (*)

 

Una administración eficiente del tiempo, consiste en la elaboración de un plan, sobre lo que pretendemos llevar a cabo, sobre el proyecto que nos gustaría desarrollar y luego, apegados a este plan, ejecutar las actividades planeadas. Requiere de constancia y tenacidad para mantenerse viendo solo hacia adelante, al objetivo marcado en el plan.

Podría escribir cosas basadas en tecnicismos de la administración clásica y moderna, pero creo que podemos hacerlo algo más sencillo, planteándonos las siguientes preguntas:

¿Qué desea obtener?

¿Cuál es su necesidad inmediata?

¿Con cuántos recursos extra podría suplir esa necesidad?

¿Qué puede o sabe hacer, además de lo que hace actualmente, para suplir esa necesidad?

¿Qué actividades está haciendo actualmente, que se pudieran considerar una pérdida de su valioso tiempo?

¿Cuál de esas actividades, estaría dispuesto a sacrificar, para dedicar el tiempo que ahora dedica a ellas, a realizar algún proyecto que le genere ingresos extra?

 

Como puede observar, se tratará solo de una decisión, sacrificar algo improductivo, por algo productivo. Lo llamamos en Administración, costo de oportunidad.

Aprovechar el tiempo improductivo en cosas productivas

Después de hacer este análisis, usted podría encontrarse con a) una lista de cosas que hace, improductivamente y a las cuales estaría dispuesto a renunciar y b) una lista de cosas o actividades que podría hacer y que le generarían beneficios económicos extra a los que tiene actualmente. Lo que sigue será, tomar la decisión e iniciar su proyecto que, bien podría ser, su proyecto de vida.

 

De esas dos situaciones, podría depender un gran futuro para usted como emprendedor. Deberá escoger, lo menos productivo que está haciendo actualmente para sacrificarlo y dejar de hacerlo y, a la vez, escoger, lo que mejor pueda hacer alternativamente, para generar ingresos extra y dedicarle el tiempo de la actividad a la que está renunciando a esta nueva actividad productiva.

 

(*)

Contador Público Autorizado
Administrador de Empresas

FACTORES QUE LIMITAN EL INICIO DE UN EMPRENDIMIENTO - PARTE I

16.01.2015 23:05

Valore su tiempo como un Activo para el inicio de su proyecto

 

Félix Miranda Quesada (*)


La necesidad de ingresos extra

Podemos afirmar, sin gran riesgo a equivocarnos que, la mayoría de las personas queremos o, incluso, necesitamos un ingreso extra al actual, sobre todo cuando el actual proviene de un salario. De aquí nace la necesidad de iniciar alguna actividad que produzca ese dinero extra, algún proyecto productivo, en términos económicos, que satisfaga esa necesidad. El problema es que, pareciera que no muchas personas son capaces de acomodar una segunda actividad en sus horarios actuales. Una de las razones es que no hemos tenido a lo largo de nuestra vida, una adecuada educación financiera, y otra, que existe cierto temor a emprender actividades ajenas a nuestro trabajo remunerado mediante salario.

Lo cierto es que, encontrar espacio en la agenda para la realización de algún proyecto productivo que genere un ingreso extra, no es imposible. Tal vez se requiera únicamente limitar algunas actividades que no producen ningún beneficio económico, social o cultural. El mismo internet, se ha convertido en un enemigo de la economía. ¿Cuántas horas gastadas en las Redes Sociales sin ningún provecho? La misma Red Social Facebook, a través de la cual usted ha recibido este mensaje, se ha convertido en una trampa para nuestra economia; no porque esta sea perjudicial por sí misma, sino por falta de orientación o reflexión personal ¿Cuántas horas viendo correos y borrándolos, que no tienen ningún contenido provechoso? Todos, en algún momento hemos pasado por eso. ¿Cuántos programas de televisión, telenovelas, películas? Solo por mencionar unas pocas actividades que están limitando nuestro desarrollo económico y, tal vez, social y cultural. Entonces, podemos asegurar que sí es posible encontrar un espacio en nuestra agenda para iniciar una actividad que nos produzca algún ingreso extra, que ayude en nuestra economía familiar y, quizás, algún día lograr la independencia financiera.

El tiempo es su mejor activo para un emprendimiento

Invierta bien su tiempo e inicie su emprendimiento
 

Hablando financieramente, podemos afirmar que, la buena inversión de nuestro tiempo, el buen aprovechamiento de éste en actividades generadoras de ingresos, podría ayudarnos con el paso del tiempo, a poder disfrutar de las actividades que nos gustan, pero sin la zozobra, de las dificultades que pueden causarnos los problemas económicos.

(*)

Contador Público Autorizado
Administrador de Empresas

Capsulita de Administración

29.08.2014 11:09

Estabilidad Laboral, Depresión y consecuencias

Por: Félix Miranda Quesada
Administrador de Empresas con Especialidad en Finanzas

La depresión ha sido y es, un tema muy tratado, por diversos autores, en distintas disciplinas y desde muchos puntos de vista. Y abunda muy buena literatura y excelentes profesionales dando luz sobre el tema. Por lo tanto, esta capsulita solo pretende dar un pequeño aporte más, que espero le sea útil.

Son muchas y diversas las causas de la depresión y aunque aquí no menciono qué es la depresión, porque sé que los lectores de una u otra forma han tenido conocimiento de ella, bien sea por experiencia personal o de algún ser querido, lo cierto es que, las consecuencias de la depresión pueden ser fatales y tener un desenlace muy lamentable, tanto para quien la sufre como para sus familiares y seres cercanos.

Mencioné anteriormente que existen diversas causas que conducen a la depresión, entre ellas podemos mencionar problemas económicos, enfermedades graves, pérdida de un familiar, etc.

Pero hay una causa que se presenta con mucha frecuencia y que suele conducir a graves estados de depresión. Me refiero a la pérdida del empleo. Y, muchas veces no es necesario siquiera llegar hasta la pérdida del  empleo, sino que la sola expectativa de perderlo ya es causante de estados depresivos. Para que la pérdida del empleo o la expectativa de perderlo no lo afecten gravemente, aquí le presento algunas ideas que pueden ayudarle en esta situación.

 

Prepárese para el desempeño de otra actividad

Piense que usted no nació desempeñando la actividad o el trabajo que ahora tiene. El trabajo que ahora tiene ha sido producto de diversos factores o situaciones, que pueden ser políticos, familiares e incluso casuísticos. Entonces, si usted no nació desempeñando la actividad que ahora realiza, significa que ella no le es inherente y aunque quizás le sea necesaria me atrevo a asegurarle que no le es imprescindible. Simplemente prepárese cada día para el ejercicio de actividades diferentes aunque éstas no tengan relación con lo que ahora hace. En la actualidad es sumamente fácil prepararse prácticamente en lo que queramos. Abundan las profesiones y oficios que usted puede aprender y ejercer con gran maestría. A veces incluso, es necesario dejar el trabajo que tenemos para demostrarnos y demostrarles a los demás de lo que somos capaces.

Haga un inventario mental de sus opciones

Anteriormente anoté que, la sola expectativa de perder el empleo conduce a la depresión o, al menos, a un alto grado de estrés. Aunque no habría razón para esa expectativa si estamos haciendo las cosas bien, la verdad es que en materia laboral no hay nada seguro ni tan estable como se pretende y como se quisiera. Pero lo invito a hacer el siguiente ejercicio y le aseguro que sentirá una gran tranquilidad y hasta desempeñará aún mejor su trabajo actual. Deseche cualquier pensamiento negativo referido a la pérdida de su empleo y sustitúyalo haciendo un inventario mental de todo lo que usted podría hacer, además de lo que hace actualmente, piense en las oportunidades que hay para esa o esas actividades que usted identifica que puede realizar, póngales, si quiere, un valor o remuneración. No tiene idea de lo bien que se sentirá y hasta querrá perder el trabajo actual (esto último lo escribo jocosamente). Le garantizo que se admirará de lo mucho que usted puede hacer si, por alguna razón, tuviera que hacer un cambio en lo laboral. Yo lo he hecho muchas veces y el resultado es maravilloso. Ah, y en el caso extremo que usted concluya que no tiene otras opciones, es hora de pensar en invertir mejor su tiempo y aprender nuevas cosas productivas.

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