PORQUÉ ES NECESARIO HACER UN INVENTARIO FINAL DE MERCADERÍAS AL 30 DE SETIEMBRE
Por:
Félix Miranda Quesada
Contador Público Autorizado
Ayer 30 de setiembre (al igual que todos los años) concluyó en Costa Rica el Período Fiscal, mismo que inició el 1 de octubre del año anterior. En concordancia con lo anterior los Despachos y Oficinas de Contabilidad empezarán con el proceso de ajustes y cierres de las contabilidades de los contribuyentes, pequeños, medianos y grandes empresarios y comerciantes.
A partir de ayer los propietarios de los negocios y empresas iniciaron el proceso para llevar a cabo el inventario de sus existencias (mercaderías) al 30 de setiembre. En algunos casos, incluso, cerrarán sus locales al público; en otros no lo harán ya que tienen una mejor planificación para lograr este proceso sin cerrar sus negocios.
Pero ¿porqué es necesario realizar un inventario de mercaderías al 30 de setiembre?
Primero, debo aclarar que a este inventario se le conoce como inventario final de mercaderías y está constituido por las existencias de mercaderías que quedaron al 30 de setiembre, como saldo (o sobrante) de las mercaderías que estuvieron disponibles para vender durante todo el año. Por otra parte, las mercaderías que estuvieron disponibles para vender durante el año, fueron el resultado del inventario inicial del presente año (final del año anterior) más las compras realizadas desde el 1 de octubre hasta el 30 de setiembre, día del cierre del año fiscal.
Necesidad u obligatoriedad de realizar el inventario
Aunque muchos comerciantes alegan que ellos saben cuánto se ganan en su negocio “porque tienen mucha experiencia” y además “porque conocen los márgenes o porcentajes de utilidad de cada artículo”, puedo afirmar con toda propiedad que tal afirmación carece de base científica y aún empírica. Para saber cuál es la utilidad de un negocio en un período determinado, no solo es necesario “llevar” contabilidad, sino también, realizar ciertos ajustes al finalizar el período que se quiere cerrar para determinar la utilidad. Uno de esos ajustes, debe realizarse en los inventarios.
Aquí, tengo que recordar que un factor para el cálculo de la utilidad de un negocio es el “Costo de Ventas”. Este concepto está referido a saber cuánto me cuesta lo que vendo o cuánto me costó lo que vendí en el período. Por su parte, uno de los elementos para el cálculo de costo de ventas es el inventario y, aunque solo es un inventario, para efectos del cálculo lo dividimos en dos; Inventario Inicial e Inventario Final. El primero se refiere al inventario con el que empezamos las actividades del año (que es el final del año anterior) y el segundo es, precisamente, el inventario real o saldo que nos queda al terminar el período fiscal. También, aclaro que, el monto que suele aparecer en la cuenta de Inventario, en los libros contables no es real ya que como expliqué anteriormente es el inventario final del año anterior y que se registró el año anterior al hacer el cierre, tal como deberá hacerse el presente año. ¿Cuál es, entonces, el inventario real de un negocio o empresa al concluir un período fiscal? Es, precisamente, el resultado del inventario que se hará a partir del 30 de setiembre, cuando, como dije anteriormente, algunos negocios cierran para hacer lo que se conoce como toma física del inventario. Son, las cantidades reales de cada tipo de artículo que compone nuestro inventario, verificados, contados y cuantificados.
No es sino, hasta que se determine la cantidad de ese inventario y se haga la valoración o asignen los valores respectivos según el método utilizado para valorar los inventarios, de acuerdo con las Normas Internacionales o la Legislación Tributaria Vigente, que el Contador podrá hacer el cálculo del Costo de Ventas y, consecuentemente, elaborar el Estado de Resultados.
Lo anterior es así por cuanto el Costo de Ventas, que es parte integral del Estado de Resultados (en el cual se reflejan las ganancias o pérdidas de un negocio), se calcula mediante la siguiente fórmula:
Una vez determinado el Costo de Ventas y teniendo disponibles los datos de las ventas y los gastos de operación, podremos fácilmente, elaborar el Estado de Resultado.
En concordancia con lo anterior, si deseamos precisión en el cálculo de nuestras utilidades, debemos llevar a cabo la toma física de nuestros inventarios de forma tal, que no escape nada en el conteo y aplicar un método de valoración que esté de acuerdo con la teoría, las normas y, principalmente con la legislación tributaria vigente. Recuerde que este es un paso del proceso contable muy importante porque le permitirá depurar sus existencias y llevarlas a la realidad, para tener bien claro cuál es la situación de su negocio.