La Contabilidad y los pequeños negocios Offline y Online
Para un negocio pequeño o de un solo propietario, la contabilidad tiene dos componentes básicos:
1. La recolección y organización de la información
2. El análisis y la toma de decisiones
En cuanto al primer apartado es una labor que suele recaer en lo que tradicionalmente se ha conocido como Teneduría de Libros y, lo segundo, queda enmarcado en la labor de La Contabilidad de forma integral. Sin embargo para un pequeño negocio, que su presupuesto es muy ajustado, con poco personal y sin disponer de mucho tiempo, se debe integrar en una misma área (Departamento) de manera transparente y eficiente. En ese artículo presento algunas ideas para la implementación de un sistema efectivo de contabilidad para su pequeño negocio.
Configuración de un sistema de Teneduría de Libros
“Llevar” los libros contables es una de las tareas más importantes de un sistema contable y una de las actividades más valiosas para su negocio en general. Pero, algo importante es que, en la mayoría de los países y lugares, es un requerimiento legal.
La información viene de diversas fuentes, tales como: Estados bancarios, contratos con clientes y proveedores, facturas, recibos, estados de cuenta de tarjetas de crédito e, incluso, de la comunicación oral dentro de la compañía. El sistema de “mantenimiento” de libros contables debe incorporar toda esta información que está sin procesar, para convertirla en información útil y oportuna.
Para la mayoría de los negocios, la información contenida en sus libros contables, cae bajo una de las siguientes 5 categorías:
1. Activos, que incluye los tangibles y la propiedad intangible
2. Pasivos o cuentas por pagar. Se refiere a todo aquello que se le debe a otras personas u otras empresas
3. Patrimonio o Capital, representado por la diferencia entre el Activo y el Pasivo
4. Ingresos producto de lo que la empresa o persona vende o los servicios que presta a otras personas
5. Gastos en los que se incurra para poder llevar a cabo todas las operaciones de la empresa para obtener ingresos y ganancias
Usted o su pequeño negocio podrían tener más de uno que de otro tipo. Por ejemplo, una empresa o una persona que presta servicios, probablemente tendrán muy pocos activos tangibles, pero podría tener muchas cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Estos conceptos pueden diferir en métodos de contabilidad formal. Pero, para un negocio que apenas empieza a crear su sistema de contabilidad, esta es una forma sencilla de verlos y entenderlos.
Herramientas para la Contabilidad
Existe gran cantidad de programas disponibles para “manejar” los libros contables, que pueden ser utilizados por un pequeño negocio o una persona de negocios independiente. Algunos son algo complicados, otros menos, y algunos son más fáciles de comprender que otros. Algunos de estos programas cuentan con características que le facilitan las cosas al usuario.
En aquellos casos, en que no se cuenta con presupuesto para la adquisición de un Programa específico de contabilidad, recomiendo el uso de la Hoja de Cálculo Excel, que es altamente funcional y efectivo para negocios pequeños y aún medianos. Además de ser un programa muy versátil también es de fácil uso.
Actualización constante del Sistema Contable
Un sistema de registro contable o sistema contable, solo es útil si se actualiza con la mayor regularidad posible, de preferencia todos los días, con la última información generada por las actividades comerciales. Por eso es necesario mantener un programa o cronograma de actividades para actualizar los libros. Dependiendo del volumen y frecuencia de las transacciones del negocio, así será la necesidad del tiempo dedicado a la actualización de los libros contables. De igual manera, dependiendo el propósito u objetivo de la contabilidad, así será el período de actualización necesario.
Por ejemplo, si es con fines legales tributarios, la actualización podría ser requerida cada cierto tiempo para el pago de los respectivos impuestos (Mensual, Anual, etc.). Sí se trata de una institución financiera de ahorro y crédito, la información deberá ser actualizada diariamente. Igualmente las empresas comerciales deberán conocer todos los días cuál es el saldo que tienen con sus proveedores y cuál es, el saldo que les deben sus clientes, el inventario con que cuenta para sus ventas, el saldo de la cuenta de banco, etc.
Un aspecto a tener en cuenta es, la consistencia en el tiempo, en el registro de las operaciones. Así, la contabilidad deberá ser fácil y ajustada a un cronograma, de tal manera que el trabajo en ésta, no le requiera más tiempo del que dedica a desarrollar su negocio. Esto solo podrá lograrse con un sistema debidamente planificado y organizado adecuadamente.
El análisis y la interpretación contable
Pero, la parte más importante del proceso es el análisis y la interpretación de la información proveniente de los datos procesados por el dueño del negocio en su contabilidad. Lo más interesante de esto es, el uso real de la información para conocer su negocio y tomar decisiones acertadas para el desarrollo de éste. La información provista por la contabilidad deberá darnos una mejor idea de cómo va su negocio. Un sistema contable que no arroje luz sobre la realidad del negocio o las actividades comerciales de una persona, no sirve, sino, para quitarle tiempo al propietario sin generarle ningún beneficio. Pero también, un buen sistema sin un adecuado análisis e interpretación de la información que provee mantendrá al propietario del negocio en la oscuridad en áreas y actividades importantes.
El análisis de su negocio a través de los resultados de sus cifras le permite descubrir tendencias y patrones del negocio que, de otra forma serían “invisibles”. Empiece haciendo pronósticos y proyecciones; por ejemplo, si nota variaciones estacionales en sus ingresos o costos, puede determinar con meses y hasta años su presupuesto.
Puede visualizar cuáles son los mayores impulsores de sus ventas y sus costos. Determinar los productos que se pagan a sí mismos y generan utilidades y aquellos que ocasionan pérdidas. También podrá tener información sobre la eficiencia de su personal de ventas, determinando cuáles tienen mayor participación en las ganancias de su negocio.
Estos son solo algunas de los aspectos que son revelados mediante un análisis regular de los datos de su contabilidad. Juntamente con el análisis de la contabilidad, es importante una revisión continua de la información que la alimenta, para asegurarse de la confiabilidad y oportunidad de la misma.
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